არასოდეს გვაქვს საკმარისი დრო ყველაფერის გასაკეთებლად – ეს ყველა ჩვენგანის უნივერსალური პრობლემაა. ჩვენ ყველა ვეთანხმებით ამ ფაქტს და ვცხოვრობთ ამ რეალობასთან ერთად.
როდესაც ყველაფერი, რაც თქვენს შესასრულებელ სამუშაოთა სიაშია, მნიშვნელოვანია გამოიყენეთ პრიორიტეტიზაციის ერთი ან რამდენიმე ტექნიკა, რათა განსაზღვროთ თქვენი ყველაზე მნიშვნელოვანი ამოცანები.
რა არის პრიორიტეტიზაციის ტექნიკა?
პრიორიტეტიზაციის ტექნიკის დახმარებით, თქვენ შეგიძლიათ განსაზღვოთ შესასრულებელი ამოცანების მნიშვნელობა სხვადასხვა ფაქტორების საფუძველზე, როგორიცაა მათი მნიშვნელობა და ვადები, რაც საბოლოოდ გეხმარებათ მიიღოთ გადაწყვეტილებები იმის შესახებ, თუ რომელი ამოცანაა პრიორიტეტული.
პრიორიტეტული ამოცანების სიის არსებობა, ასევე წარმოადგენს ერთგვარ ფარს თქვენი გუნდისთვის, რათა უარი თქვათ არასაჭირო მოთხოვნების შესრულებაზე, მაგალითად, როდესაც დაინტერესებული მხარეები მიმართავდნენ ჩემს თანაგუნდელებს “გადაუდებელი” მოთხოვნებით, ჩვენ მათ ვუჩვენებდით ჩვენს პრიორიტეტულ დავალებების ჩამონათვალს და ვკითხულობდით: “რომელი დავალებით ჩავანაცლოთ თქვენი მოთხოვნა? ” ჩამონათვალში სხვა დავალებების მნიშვნელობის დანახვის შემდეგ, მათ მიერ მოტანილი გადაუდებელი მოთხოვნები ხშირად უცებ ხდებოდა ნაკლებად აქტუალური.
მაგრამ პრიორიტეტიზაციის ტექნიკა არ შემოიფარგლება მხოლოდ სამუშაო ამოცანების კონტროლისთვის, ის ასევე სასარგებლოა თქვენი პირადი ცხოვრების მართვისთვის.
როგორ მოვახდინოთ ამოცანების პრიორიტეტიზაცია: პრიორიტეტების დადგენის 10 ტექნიკა
პრიორიტეტიზაციის სწორი ტექნიკის პოვნა ინდივიდუალურია. ქვემოთ გთავაზოთ ყველაზე გავრცელებულ და ეფექტურ 10 ტექნიკას
- პრიორიტეტიზაცის მატრიცა
ეს ტექნიკა მოიცავს თქვენი ამოცანების განაწილებას ოთხ კვადრატულ მატრიცაზე, როგორიც არის ქვემოთ ნაჩვენები. x-ღერძი წარმოადგენს ერთ მნიშვნელობას, ხოლო y-ღერძი წარმოადგენს მეორეს. ამრიგად, თითოეული კვადრატი წარმოადგენს პრიორიტეტს განსაზღვრულ მნიშვნელობებზე დაყრდნობით.
ქვემოთ არის პრიორიტეტიზაცის მატრიცის პოპულარული მაგალითები:
Eisenhower-ის მატრიცა
ეიზენჰაუერის მატრიცით, x-ღერძი წარმოადგენს გადაუდებელობას, ხოლო y-ღერძი წარმოადგენს მნიშვნელობას, რაც მოგცემთ შემდეგ კატეგორიებს (ზემოდან მარცხნივ მიდის საათის ისრის მიმართულებით):
მნიშვნელოვანი, მაგრამ არ არის გადაუდებელი – ამ ტიპის ამოცანები უფრო დაბალი პრიორიტეტებია, რომლებიც მოგვიანებით უნდა დაამატოთ თქვენს სამუშაოთა სიაში.
მნიშვნელოვანი და გადაუდებელი ამოცანები თქვენი მთავარი პრიორიტეტებია.
გადაუდებელი, მაგრამ არც ისე მნიშვნელოვანი ამოცანები არის ის, რაც უნდა შესრულდეს, მაგრამ შეიძლება სხვასაც დავავალოთ.
არც მნიშვნელოვანია და არც გადაუდებელი – ამ ტიპის ამოცანები, ალბათ, ზედმეტი ყურადღების გაფანტვაა.
მის გამოსაყენებლად შეაფასეთ თითოეული დავალება მისი აქტუალურობისა და მნიშვნელობის მიხედვით და შემდეგ მოათავსეთ დავალება შესაბამის კვადრატში.
ეიზენჰაუერის მატრიცის კვადრატში თქვენს სიაში თითოეული ამოცანის განთავსებით, შეგიძლიათ განსაზღვროთ, რა უნდა გაკეთდეს ახლა, რისი გაკეთება შეგიძლიათ მოგვიანებით, რისი დელეგირება ღირს და რისი ამოღება შეგიძლიათ საერთოდ.
გავლენა / ძალისხმევის მატრიცა
გავლენა / ძალისხმევის მატრიცაში x-ღერძი წარმოადგენს გავლენას, ხოლო y-ღერძი წარმოადგენს ძალისხმევას. ასე რომ, თქვენ გექნებათ მატრიცა შემდეგი კვადრატებით (ზემოდან მარცხნიდან საათის ისრის მიმართულებით):
- მაღალი ძალისხმევა, დაბალი გავლენა
- მაღალი ძალისხმევა, მაღალი გავლენა
- დაბალი ძალისხმევა, მაღალი გავლენა
- დაბალი ძალისხმევა, დაბალი გავლენა
თქვენი ამოცანების გადანაწილებისთვის, შეაფასეთ, თუ რამდენი ძალისხმევა ჭირდება თითოეული მათგანის შესრულებას და რა გავლენა ექნება მის შესრულებას. ნებისმიერი ამოცანა თქვენი დაბალი ძალისხმევის, მაღალი გავლენის კვადრატში არის თქვენი მთავარი პრიორიტეტები, რასაც მოჰყვება თქვენი მაღალი ძალისხმევის, მაღალი გავლენის კვადრატში არსებული ამოცანები.
დანახარჯი / მნიშვნელობის მატრიცა
დანახარჯი-მნიშვნელობის მატრიცაში, x-ღერძი წარმოადგენს დანახარჯს, ხოლო y-ღერძი წარმოადგენს მნიშვნელობას, გექნებათ შემდეგ დაჯგუფებები (ზემოდან მარცხნივ, საათის ისრის მიმართულებით):
- მაღალი მნიშვნელობა, დაბალი დანახარჯი
- მაღალი მნიშვნელობა, მაღალი დანახარჯი
- დაბალი მნიშვნელობა, მაღალი დანახარჯი
- დაბალი მნიშვნელობა, დაბალი დანახარჯი
შეაფასეთ რა არის თქვენი დავალების დანახარჯი (დროის თვალსაზრისით) და რა ღირებულებას/მნიშვნელობას მოგცემთ. ამოცანები თქვენი მაღალი მნიშვნელობა, დაბალი დანახარჯების კვადრატში არის თქვენი სწრაფი მოგება, ხოლო თქვენი დაბალი მნიშვნელობა, მაღალი დანახარჯები არის ამოცანები, რომლებიც სასურველია თავიდან აიცილოთ.
2. MoSCoW პრიორიტეტიზაცის მეთოდი
MoSCoW მეთოდი არის პრიორიტეტების დადგენის მარტივი ტექნიკა, სადაც თქვენ ახვედრებთ ყველა დავალებას ოთხიდან ერთ კატეგორიაში:
M – სავალდებულოა გააკეთოთ: M ამოცანები არის ის, რაც აუცილებლად უნდა გააკეთოთ.
S – უნდა გააკეთოთ: S ამოცანები არის ის, რაც უნდა გააკეთოთ, მაგრამ ისინი უფრო დაბალი პრიორიტეტია, ვიდრე M ამოცანები.
C – შეიძლება: C ამოცანები შესასრულებელია. თქვენ გსურთ მათი გაკეთება, მაგრამ თუ არ გააკეთებთ, დიდად არაფერი დაშავდება.
W – არ გააკეთოთ: W ამოცანები არის ის, რაზეც დროის დაკარგვა არ ღირს.
შენიშვნა: თუ თქვენ გაქვთ ბევრი დავალება, რომელიც საჭიროებს დელეგირებას, MosCow მეთოდი არ გამოგადგებათ. ამ შემთხვევაში უკეთესი ალტერნატივაა ABCDE მეთოდი.
მას შემდეგ რაც თითოეულ დავალებას მიაკუთვნებთ კატეგორიას, წაშალეთ თქვენი W ამოცანები. ჯერ ფოკუსირება მოახდინეთ M ამოცანებზე, შემდეგ S ამოცანებზე და თუ დრო გაქვთ, C ამოცანებს.
3. ABCDE მეთოდი
ABCDE მეთოდი ბრაიან ტრეისის Eat That Frog-დან გახდა ცნობილი. MosCoW-ს პრიორიტეტების ტექნიკის მსგავსად, ABCDE მეთოდი საშუალებას გაძლევთ დაანაწილოთ თქვენი დავალებები შესაბამის კატეგორიაში:
- A ამოცანები არის ის, რაც სავალდებულოა გააკეთოთ.
- B ამოცანები არის ის, რაც უნდა გააკეთოთ.
- C ამოცანები შესასრულებელია.
- D ამოცანები არის დავალებები, რომლებიც სხვას უნდა გადასცეთ.
- E ამოცანები არის ამოცანები, რომლებიც უნდა დაივიწყოთ.
ABCDE მეთოდი MosCoW მეთოდის მსგავსია, ის გეხმარებათ დაადგინოთ პრიორიტეტული ამოცანები, რომლებიც უნდა გააკეთოთ და ასევე გაიგოთ ის ამოცანები, რაც შეიძლება შესრულდეს სხვის მიერ.
4. Scrum პრიორიტეტიზაცია (ასევე ცნობილია, როგორც Agile პრიორიტეტიზაცია)
წარმოიდგინეთ, რომ თქვენი ყველაზე პრიორიტეტული ამოცანაა აბაზანის იატაკის ხელახლა მოპირკეთება. თუმცა, თქვენ ასევე გსურთ შეცვალოთ სანტექნიკის მილები, რომელიც აბაზანის იატაკის ქვეშაა გაყვანილი. მილების შეცვლა შეიძლება იყოს უფრო დაბალი პრიორიტეტი, მაგრამ რადგან ეს გავლენას მოახდენს თქვენს ყველაზე პრიორიტეტულ ამოცანაზე, იატაკის ხელახალი კრამიტის მოწყობაზე, ჯერ მოგიწევთ მილები შეცვალოთ.
იგივე ხდება Scrum-ის პრიორიტეტიზაციაში. თქვენ აფასებთ თქვენს სიაში არსებულ თითოეულ ამოცანას სამი კრიტერიუმის მიხედვით:
- რამდენად მნიშვნელოვანია ეს ამოცანა?
- რამდენად მნიშვნელოვანია ის ამ სიის სხვა ამოცანებთან შედარებით?
- არის თუ არა რაიმე სხვა დავალება დამოკიდებული ამ დავალების შერულებაზე?
შემდეგ, ამ კითხვებზე პასუხების მიხედვით, თითოეულს ანიჭებთ უნიკალურ რიცხვს ერთიდან n-მდე (სადაც n არის თქვენს სიაში არსებული დავალების საერთო რაოდენობა).
Scrum-ის პრიორიტეტიზაცია თავისთავად კარგად მუშაობს, მაგრამ ის ასევე კარგად ერწყმის სხვა ტექნიკას, როგორიცაა MosCoW ან ABCDE მეთოდი. თქვენი ამოცანების პრიორიტეტების მიხედვით (როგორც M, C, და W ან A, B და C) კატეგორიზაციის შემდეგ, შეგიძლიათ დაიწყოთ დავალებების თანმიმდევრობა იმის მიხედვით, თუ როგორ აპირებთ მათ შესრულებას, გაითვალისწინეთ დავალებების ერთმანეთის მიმართ დამოკიდებულება, რამაც შეიძლება გავლენა მოახდინოს ამ თანმიმდევრობაზე.
5. Bubble დალაგების მეთოდი
Bubble დალაგების მეთოდი ეფექტური გზაა პასუხის გასაცემად კითხვაზე, “რამდენად მნიშვნელოვანია ეს დავალება ამ სიის სხვა ამოცანებთან შედარებით?” ეს განსაკუთრებით სასარგებლოა, თუ ხშირად ფიქრობთ, რომ ყველაფერი გადაუდებელი პრობლემაა.
დაიწყეთ ჰორიზონტალური კუბიკებით და მიანიჭეთ თითოეული დავალება უჯრედს.
შემდეგ, აიღეთ პირველი ორი დავალება და შეაფასეთ ისინი ერთმანეთის მიმართ კითხვით: “რომელი ამოცანაა უფრო მნიშვნელოვანი?”
წინა საფეხურიდან რომელი ამოცანაცაა ყველაზე მნიშვნელოვანი, გადაინაცვლებს მარცხნივ. ქვემოთ მოცემულ მაგალითში, ამოცანა 2 უფრო მნიშვნელოვანია, ვიდრე დავალება 1, ასე რომ, მეორე ამოცანა ცვლის ადგილს.
შემდეგ შეადარეთ შემდეგი ორი დავალება. რომელი უფრო მნიშვნელოვანია? უფრო მნიშვნელოვანი ამოცანა გადაინაცვლებს ერთი უჯრედით მარცხნივ.
განაგრძეთ ეს პროცესი სიის ბოლომდე. შემდეგ გაიმეორეთ პროცესი თავიდან. განაგრძეთ სავარჯიშოს გამეორება მანამ, სანამ ყველა დავალება ნაკლებად მნიშვნელოვანი დავალების მარცხნივ არ იქნება. თქვენი პრიორიტეტები ახლა ჩამოთვლილია მარცხნიდან მარჯვნივ.
6. ყველაზე მნიშვნელოვანი ამოცანების მეთოდი (Most Important Task (MIT) method)
ყველაზე მნიშვნელოვანი ამოცანა (MIT) არის ძალიან მარტივი პრიორიტეტების მეთოდი, რომელმაც პოპულარობა ლეო ბაბუტას დახმარებით მოიპვა. იმის ნაცვლად, რომ სცადოთ პრიორიტეტების მინიჭება თქვენი სამუშაოების მთელი სიისთვის, დაიწყეთ ყოველი დილა ერთიდან სამ MIT-ის არჩევით – ის, რაც უნდა გააკეთოთ იმ დღეს.
აირჩიე მინიმუმ ერთი MIT ყოველ დღე, რომელიც დაკავშირებულია შენს მიზნებთან. ამ გზით, თქვენ ყოველდღიურად აკეთებთ რაღაცას, რაც დაგეხმარებათ თქვენი მიზნების მიღწევაში. ეს მეთოდი უზრუნველყოფს, რომ ყოველდღე დაუთმობთ დროს მნიშვნელოვან და პრიორიტეტულ ამოცანებზე მუშაობას.
7. Ivy Lee მეთოდი
Ivy Lee-ს მეთოდი მარტივია (მსგავსი MIT მეთოდის):
ყოველი სამუშაო დღის ბოლოს აირჩიეთ თქვენი სიიდან ექვსი ყველაზე მნიშვნელოვანი დავალება მომდევნო დღეს შესასრულებლად.
შემდეგ, დაალაგეთ ეს ექვსი დავალება პრიორიტეტის მიხედვით.
როდესაც მეორე დღეს მიხვალთ სამსახურში, დაიწყეთ ნომერ პირველ დავალებაზე მუშაობა, და არ გადახვიდეთ შემდეგზე სანამ აღნიშნულს არ დაასრულებთ.
ყოველი დავალების შესრულების შემდეგ გადადით დანარჩენ დავალებებზე.
გაიმეორეთ პროცესი ყოველ დღე.
8. 1-3-9 მეთოდი
1-3-9 პრიორიტეტიზაციის ტექნიკა გეხმარებათ ფოკუსირება მოახდინოთ მნიშვნელოვან ამოცანებზე, მაგრამ ასევე საშუალებას გაძლევთ აკონტროლოთ ნაკლებად მნიშვნელოვანი ამოცანები. ეს მეთოდი ჰგავს MosCoW, MIT და აივი ლის მეთოდების ნაზავს.
ყოველდღე გეგმავთ 13 დავალების შესრულებას:
- ერთი კრიტიკული დავალება (როგორც M ამოცანა MosCoW-დან)
- სამი მნიშვნელოვანი ამოცანა (როგორიცაა S MosCoW-დან)
- ცხრა შესასრულებელი დავალება (როგორიცაა C-დან MoSCoW)
თქვენ შეგიძლიათ დააკავშიროთ 1-3-9 ტექნიკა ეიზენჰაუერის მატრიცასთან და შეიყვანოთ ერთი დავალება მნიშვნელოვან და გადაუდებელი კვადრატში, სამი მნიშვნელოვან, მაგრამ არა გადაუდებელი კვადრატში და ცხრა გადაუდებელი, მაგრამ არა მნიშვნელოვანი კვადრატში.
9. ორი სიის ტექნიკა
უორენ ბაფეტის ორი სიის ტექნიკა პრიორიტეტიზაციის კიდევ ერთი მარტივი მეთოდია.
პირველ რიგში, უნდა ჩამოწეროთ 25 დავალების სია, რისი შესრულებაც გსურთ. როდესაც სია დასრულდება, შემოხაზეთ ამ სიაში ხუთი ყველაზე მნიშვნელოვანი ელემენტი.
როდესაც დაასრულებთ, განათავსეთ შედეგები ორ სიაში:
პირველი, რომელიც შედგება თქვენს მიერ შემოხაზულ ხუთ ამოცანისგან, ხდება თქვენი სამუშაოების სია.
მეორე, რომელიც შეიცავს 20 ამოცანას, რომელიც არ შემოხაზეთ, ხდება თქვენი (ჯერჯერობით) შეუსრულებელი დავალებების სია.
ყურადღება მიაქციეთ თქვენი პირველი სიის ყველა დავალების შესრულებას. მხოლოდ ამის შემდეგ შეგიძლიათ დაიწყოთ მუშაობა თქვენს მეორე სიაზე.
10. პარეტოს პრინციპი (80/20 წესი)
პარეტოს პრინციპი, რომელიც ასევე ცნობილია როგორც 80/20 წესი, ამბობს, რომ შედეგების 80% მოდის შესრულებული საქმის 20%-დან.
სხვაგვარად რომ ვთქვათ, თუ სწორი ამოცანების მცირე პროცენტს ანიჭებთ პრიორიტეტს, მათ შეუძლიათ დიდი ეფექტების მოტანა.
80/20 წესის პრაქტიკაში გამოსაყენებლად, განსაზღვრეთ თქვენი 20%-იანი სამუშაო და აქციეთ ეს ამოცანები თქვენს პრიორიტეტად. პარეტოს პრინციპში არ არსებობს მკაცრი წესი, თუ როგორ უნდა განსაზღვროთ თქვენი 20%-იანი სამუშაო, მაგრამ შეგიძლიათ გამოიყენოთ ზემოთ ჩამოთვლილი სხვადასხვა სტრატეგიები.
და ბოლოს, როგორ შევაფასოთ პრიორიტეტები გუნდებისთვის?
ზემოთ ჩამოთვლილი პრიორიტეტების მეთოდები სასარგებლოა თქვენი ყოველდღიური ამოცანების პრიორიტეტიზაციისთვის. მაგრამ რა მოხდება, თუ უფრო ფართო მასშტაბით მუშაობთ? მაგალითად, პროდუქტის განვითარების გუნდი, რომელიც მსჯელობს, რომელი ფუნქციები გამოიყენოს შემდეგში, ან მარკეტინგის გუნდი, რომელიც წყვეტს, როგორ გაანაწილოს თავისი სარეკლამო ბიუჯეტი სხვადასხვა კამპანიებზე. ასეთ შემთხვევებში, ზემოთ მოყვანილი მეთოდები ნაკლებად ეფექტურია, ამაზე ცალკე სტატიას მოვამზადებთ სადაც დეტალურად მოვყვებით ისეთი ტექნიკების შესახებ, როგრიცაა: Kano მოდელი, Rice scoring მოდელი და WSJF (Weighted Shortest Job First) მეთოდი.
მოგეწონა სტატია?
